BSG
StructuredDocument:10368
170.711
ArchDV Gemeinden
ODArch communes
Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten
Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements
Direktionsverordnung
Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern,
2014-10-20
2015-01-01T00:00:00
2018-08-01
2018-08-01
Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern,
gestützt auf Artikel 11 Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 2 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG)
1
1
und Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV)
2
2
,
beschliesst:
La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne,
vu l'article 11, alinéas 1, lettre b et 2 de la loi du 31 mars 2009 sur l'archivage (LArch)
3
3
et l'article 1, alinéa 2, lettre b de l'ordonnance du 4 novembre 2009 sur l'archivage (OArch)
4
4
,
arrête:
14-94
M
0
Direktionsverordnungüber die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten
Ordonnance de Directionsur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements
N
1
1
Allgemeines
1
Dispositions générales
Art.
1
Gegenstand und Geltungsbereich
Objet et champ d'application
1
A
Diese Direktionsverordnung regelt die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 des Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG)
5
5
und deren Anstalten nach Artikel 65 GG (im Folgenden als Gemeinden bezeichnet).
La présente ordonnance de Direction règle la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de l'article 2, alinéa 1 de la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)
6
6
et de leurs établissements au sens de l'article 65 LCo (ci-après «communes»).
2
A
Sie gilt für Unterlagen auf Papier und für Unterlagen aus elektronischen Systemen (im Folgenden als elektronische Unterlagen bezeichnet). Die Regelungen werden getrennt nach Medium beschrieben.
Elle s'applique aux documents sur support papier ainsi qu'aux documents issus de systèmes électroniques (ci-après «documents électroniques»). Les dispositions sont différenciées en fonction du support.
3
A
Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der privatrechtlichen Organisationen und Personen, die für eine Gemeinde eine öffentlich-rechtliche Aufgabe erfüllen, richten sich nach Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe c ArchG.
La gestion et l'archivage de documents d'organisations et de personnes privées accomplissant des tâches de droit public pour une commune sont réglés par l'article 3, alinéa 4, lettre c LArch.
Art.
2
Gemeindearchiv
Archives communales
1
A
Das Gemeindearchiv ist eine Einrichtung zur dauernden Aufbewahrung der aus den Aufgaben, der Tätigkeit, den Beschlüssen von Organen und der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangenen archivwürdigen Unterlagen.
Les archives communales sont les installations nécessaires à la conservation définitive des documents ayant une valeur archivistique et liés aux tâches, à l'activité, aux décisions des organes ou à l'administration des communes.
Art.
3
Unterlagen
Documents
1
A
Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind.
Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.
2
A
Unterlagen aus elektronischen Systemen sind
Par documents issus de systèmes électroniques sont entendus
a
C
Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können,
les sous-produits, les produits dérivés ou les produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique;
b
C
Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).
les documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l'aide d'outils électroniques.
3
A
Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten), sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen Hilfsinformationen (Metadaten).
Par documents pertinents pour une affaire sont entendus les documents qui renferment des informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la traçabilité d'une affaire (données primaires) ainsi que les outils de nature descriptive ou technique nécessaires à la compréhension de ces documents (métadonnées).
4
A
Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind
Ont une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable
a
C
für die Sicherung der Interessen der Gemeinde,
pour la sauvegarde des intérêts de la commune,
b
C
für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter,
pour la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de tiers,
c
C
für die Verwaltungstätigkeit,
pour l'activité administrative,
d
C
für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung,
pour la législation ou l'application du droit,
e
C
für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden,
pour la documentation de l'activité et de l'organisation des autorités,
f
C
für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder
pour la compréhension du présent et de l'histoire ou
g
C
für die Wissenschaft und Forschung.
pour la science et la recherche.
Art.
4
Lebenszyklus
Cycle de vie des documents
1
A
Der Lebenszyklus von Unterlagen umfasst in drei Phasen die Erstellung, Bewirtschaftung, Ablage und die Aufbewahrung sowie die Aussonderung nach einer Aufbewahrungsordnung (Ordnungssystem) gemäss Artikel 5.
Le cycle de vie des documents comprend, répartis en trois phases, la création, l'exploitation, le classement et la conservation ainsi que le tri selon un plan de conservation (système de classement) conformément à l'article 5.
2
A
Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt:
Les trois phases qui, dans l'ordre, constituent le cycle de vie des documents sont les suivantes:
a
C
Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte,
le classement: documents relatifs à des affaires en suspens,
b
C
Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweissicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäften und
les archives intermédiaires: documents dont le délai de conservation n'a pas encore expiré et qui sont nécessaires pour la mise en sûreté des preuves, pour un éventuel réexamen ou pour la réouverture de l'affaire et
c
C
Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archivgut).
les archives définitives: documents considérés, dans le cadre de l'évaluation, comme importants pour la sauvegarde des intérêts de la commune et du public, pour la traçabilité à long terme de l'activité de la commune et pour la recherche scientifique (archives).
3
A
Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zugänglich und verfügbar zu halten.
Tout au long de leur cycle de vie, les documents doivent être accessibles en tout temps aux personnes autorisées.
Art.
5
Ordnungssystem
Système de classement
1
A
Die Gemeinde erstellt ein Ordnungssystem als systematische Grundlage für die Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung der Unterlagen.
La commune établit un système de classement qui sert de base pour le traitement, le classement et la conservation des documents.
2
A
Sie legt die Unterlagen nach dieser Ordnung ab.
Elle range ses documents d'après son système de classement.
3
A
Das Ordnungssystem enthält
Celui-ci
a
C
die Systematik für die Ordnung der Unterlagen,
précise la méthode de classement des documents,
b
C
die Aufbewahrungsfristen und
mentionne les délais de conservation et
c
C
die Bewertung.
contient l'évaluation.
4
A
Das Ordnungssystem gilt für Unterlagen auf Papier und für elektronische Unterlagen.
Le système de classement s'applique aux documents sur support papier et aux documents électroniques.
5
A
Die Gemeinde passt es an neue Gegebenheiten an.
La commune l'adapte aux nouvelles réalités.
Art.
6
Mindestaufbewahrungsfristen und Bewertung
Délais de conservation minimaux et évaluation
1
A
Die Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsempfehlung für einzelne Unterlagenkategorien sind in den Anhängen 1 bis 4 festgelegt.
Les délais de conservation minimaux ainsi qu'une recommandation d'évaluation pour certains types de documents figurent dans les annexes1 à 4.
2
A
Die Gemeinde kann nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss Absatz 1 die Unterlagen bewerten und längere Aufbewahrungsfristen vorsehen. Diese sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b in das Ordnungssystem aufzunehmen.
Les communes peuvent évaluer les documents à l'expiration du délai de conservation minimal conformément à l'alinéa 1 et prévoir des délais de conservation plus longs. Ceux-ci doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettre b.
3
A
Die Gemeinde bewertet im entsprechenden Anhang nicht aufgeführte Unterlagen auf ihre Archivwürdigkeit gemäss Artikel 3 Absatz 4. Die Aufbewahrungsfristen und die Bewertung sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b und c in das Ordnungssystem aufzunehmen.
Les communes évaluent la valeur archivistique des documents qui ne sont pas mentionnés dans l'annexe correspondante conformément à l'article 3, alinéa 4. Les délais de conservation et l'évaluation doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettres b et c.
4
A
Für Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 30 ist eine Aufbewahrung gemäss Absatz 2 und 3 nur unter dem Vorbehalt von Artikel 21 Absatz 2 zulässig.
La conservation en vertu des alinéas 2 et 3 de documents contenant des données personnelles conformément à l'article 30 n'est admissible que sous réserve de l'article 21, alinéa 2.
5
A
Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.
Les documents qui sont considérés comme étant dépourvus de valeur archivistique doivent être éliminés à l'expiration du délai de conservation.
6
A
Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Bundesrechts oder des kantonalen Rechts bleiben vorbehalten.
Les délais de conservation légaux spéciaux prévus par le droit fédéral ou le droit cantonal sont réservés.
Art.
7
Form
Forme
1
A
Unterlagen werden auf Papier oder in elektronischer Form abgelegt, aufbewahrt und archiviert.
Les documents sont classés, conservés et archivés sur support papier ou sur support électronique.
2
A
…
…
N
1
2
Verantwortlichkeiten
2
Responsabilités
Art.
8
Pflicht zur Verwaltung der Unterlagen und zur Archivführung
Obligation de gérer les documents et d'organiser des archives
1
A
Jede Gemeinde sorgt für eine ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen und führt ein Archiv.
Chaque commune veille à la gestion régulière de ses documents et organise un service d'archives.
2
A
Die Verantwortlichkeiten nach Artikel 9 und 10 können der gleichen Stelle (Behörde oder Person) zugewiesen werden.
Les compétences définies aux articles 9 et 10 peuvent relever du ou des mêmes services (autorité ou personne).
Art.
9
Zuständigkeit und Aufsicht für die Verwaltung der Unterlagen
Compétence pour la gestion des documents et surveillance
1
A
Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die ordnungsgemässe Verwaltung der Unterlagen verantwortliche Organ und die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.
La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion régulière des documents ainsi que les services compétents pour la gestion des documents.
2
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Verwaltung der Unterlagen.
Les services compétents pour la gestion des documents garantissent que les documents sont gérés de manière systématique, traçable et transparente.
3
A
Sie sind verantwortlich für die Erfassung der geschäftsrelevanten Unterlagen in einem Verzeichnis auf Papier oder in elektronischer Form.
Ils sont responsables d'inscrire les documents pertinents pour les affaires dans un inventaire sur support papier ou sous forme électronique.
4
A
Sie sorgen für die Umsetzung der Vorschriften über die Verwaltung der Unterlagen durch alle mit der Erfüllung von Aufgaben betrauten Personen.
Ils veillent à ce que toutes les personnes chargées de l'accomplissement des tâches mettent en oeuvre les prescriptions relatives à la gestion des documents.
Art.
10
Zuständigkeit und Aufsicht für die Archivführung
Compétence pour la gestion des archives et surveillance
1
A
Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die Archivführung verantwortliche Organ und die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen.
La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion des archives et les services compétents pour l'archivage des documents.
2
A
Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Archivierung der Unterlagen.
Les services compétents pour l'archivage des documents garantissent que les documents sont archivés de manière systématique, traçable et transparente.
3
A
Sie sind verantwortlich für die vollständige Erfassung des Archivguts in einem Findmittel.
Ils sont responsables de décrire complètement les archives dans un instrument de recherche.
4
A
Sie sind zuständig für die Benützung des Archivguts.
Ils sont compétents pour l'utilisation des archives.
5
A
Sie sorgen für die Umsetzung der Archivgesetzgebung.
Ils veillent à la mise en oeuvre de la législation sur l'archivage.
Art.
11
Archivierung bei Dritten
Archivage par des tiers
1
A
Die Gemeinde kann Dritte mit der Archivierung von Unterlagen und der Bewirtschaftung von Archivgut im Langzeitarchiv beauftragen.
Les communes peuvent charger des tiers d'archiver des documents et de gérer des archives définitives.
2
A
Die Dritte oder der Dritte leistet Gewähr für die sichere Archivierung der Unterlagen und Bewirtschaftung des Archivguts im Sinne der Archivgesetzgebung. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Archivführung bleibt bei der Gemeinde.
Les tiers garantissent que les documents seront conservés et gérés de manière sûre, conformément à la législation sur l'archivage. Les communes conservent la responsabilité de la gestion régulière des archives.
3
A
Die bei Dritten gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der Gemeinde an einen anderen Standort verschoben werden.
Les documents entreposés auprès de tiers ne peuvent être déplacés qu'avec l'accord de la commune.
4
A
Die Gemeinde regelt den Zugriff auf die bei Dritten aufbewahrten Unterlagen.
La commune réglemente l'accès aux documents conservés par des tiers.
N
1
3
Bearbeitung und Aufbewahrung (Ablage und Zwischenarchiv)
3
Traitement et conservation (classement et archives intermédiaires)
N
2
3.1
Gemeinsame Bestimmungen
3.1
Dispositions générales
Art.
12
Verwaltung der Unterlagen (Ablage)
Gestion des documents (classement)
1
A
Aufgaben der Gemeinde werden in Form von Geschäften bearbeitet.
Les tâches des communes sont traitées sous forme d'affaires.
2
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen bearbeiten und verwalten die Geschäfte.
Les services compétents pour la gestion des documents traitent et gèrent les affaires.
Art.
13
Dossierbildung
Constitution des dossiers
1
A
Für jedes Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Für Unterlagen auf Papier kann die Gemeinde Ausnahmen festlegen.
Chaque affaire donne naissance à un dossier. S'agissant des documents sur support papier, les communes peuvent consentir des exceptions.
2
A
Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 3.
Un dossier réunit tous les documents pertinents pour une affaire conformément à l'article 3, alinéa 3.
3
A
Es wird nach dem Ordnungssystem gemäss Artikel 5 abgelegt und in einem Verzeichnis erfasst.
Les dossiers sont rangés selon le système de classement conformément à l'article 5 et inscrits dans un inventaire.
Art.
14
Dossierabschluss
Clôture du dossier
1
A
Nach Erledigung oder Abbruch eines Geschäfts bereinigt die bearbeitende Person das Dossier, indem sie es auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Unterlagen daraus entfernt.
Lorsqu'une affaire est liquidée ou interrompue, la personne qui en est chargée nettoie le dossier correspondant, c'est-à-dire qu'elle vérifie que le dossier est complet et traçable, et supprime les documents qui ne sont pas pertinents.
2
A
Die bearbeitende Person übergibt das Dossier zur Aufbewahrung den für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.
La personne chargée du dossier remet ce dernier aux services compétents pour la gestion des documents afin qu'ils le conservent.
3
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen kontrollieren die Bereinigung des Dossiers und überführen das Dossier in eine archivfähige Form. Sie sind für die Zugänglichkeit für Berechtigte und für die Verfügbarkeit des Dossiers verantwortlich.
Les services compétents pour la gestion des documents contrôlent que le dossier a été nettoyé et le transmettent sous une forme archivable. Ils veillent à ce que les dossiers restent accessibles aux personnes autorisées.
4
A
Nach Abschluss des Dossiers sind die Unterlagen bzw. das Dossier während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar. Vorbehalten bleiben die Berichtigung oder Vernichtung von unrichtigen oder nicht notwendigen Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 23 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG)
7
7
.
Après sa clôture, le dossier et les documents s'y trouvant ne peuvent plus être modifiés jusqu'à l'expiration du délai de conservation. La rectification de documents inexacts et la destruction de documents non nécessaires contenant des données personnelles sont réservées conformément à l'article 23 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)
8
8
.
Art.
15
Aufbewahrung (Zwischenarchiv)
Conservation (archives intermédiaires)
1
A
Mit Abschluss des Dossiers beginnt die im entsprechenden Anhang festgelegte oder von der Gemeinde bestimmte Aufbewahrungsfrist zu laufen.
La clôture du dossier marque le début du délai de conservation prévu dans l'annexe correspondante ou déterminé par la commune.
2
A
Das abgeschlossene Dossier wird in das Zwischenarchiv verschoben.
Le dossier, après sa clôture, est placé dans les archives intermédiaires.
3
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen sind verantwortlich für die Aufbewahrung im Zwischenarchiv.
Les services compétents pour la gestion des documents sont responsables de la conservation de ces derniers dans les archives intermédiaires.
N
2
3.2
Bearbeitung und Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier
3.2
Traitement et conservation des documents sur support papier
Art.
16
Physische Dossierbildung
Ouverture d'un dossier physique
1
A
Sämtliche Unterlagen eines Geschäfts auf Papier werden in einem Dossier in Papierform abgelegt.
Tous les documents sur support papier se rapportant à une même affaire sont classés dans un dossier physique.
2
A
Bei einer Verwaltung der Unterlagen ohne Dossierbildung gelten zumindest die folgenden Anforderungen:
Dans le cas où les documents sont gérés sans constitution de dossiers, il convient de satisfaire au moins aux exigences suivantes:
a
C
Strukturierung der Ablage der Unterlagen nach einem Ordnungssystem,
le classement des documents est structuré en fonction d'un système de classement;
b
C
chronologische Ordnung der Unterlagen,
les documents sont classés par ordre chronologique;
c
C
Beschriftung der Unterlagen und
les documents sont munis d'une inscription et
d
C
Erfassung der Unterlagen in einem Verzeichnis.
les documents sont inscrits dans un inventaire.
Art.
17
Aufbewahrung von physischen Protokollen
Conservation de procès-verbaux sur support papier
1
A
Werden Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeinderates und des Gemeindeparlaments auf Papier aufbewahrt und archiviert, sind sie zu binden oder zu heften.
Lorsque les procès-verbaux de l'assemblée communale, du conseil communal et du parlement communal sont conservés et archivés sur support papier, ils doivent être reliés.
N
2
3.3
Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
3.3
Traitement et conservation des documents électroniques
Art.
18
Elektronische Verwaltung der Unterlagen
Gestion électronique des documents
1
A
Das für jedes neue Geschäft gebildete Dossier kann in Unterdossiers gegliedert werden.
Chaque dossier constitué pour une nouvelle affaire peut être subdivisé en sous-dossiers.
2
A
Das Dossier wird im Geschäftsverwaltungssystem mit Metadaten verzeichnet und einer Position des Ordnungssystems gemäss Artikel 13 Absatz 3 zugewiesen.
Le dossier est inscrit avec ses métadonnées dans le système de gestion des affaires, et une position dans le système de classement lui est attribuée conformément à l'article 13, alinéa 3.
Art.
19
Dossierabschluss bei elektronischen Unterlagen
Clôture du dossier en cas d'archivage électronique
1
A
Die Überprüfung des elektronischen Dossiers auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gemäss Artikel 14 Absatz 1 beinhaltet auch die Überprüfung der zum Geschäft gehörenden Metadaten.
La personne qui vérifie que le dossier électronique est complet et traçable conformément à l'article 14, alinéa 1 examine également les métadonnées se rapportant à l'affaire.
2
A
Für die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Unterlagen bzw. des Dossiers gemäss Artikel 14 Absatz 4 werden die im elektronischen Dossier enthaltenen Unterlagen beim Dossierabschluss schreibgeschützt.
Afin de garantir que le dossier et les documents s'y trouvant ne puissent pas être modifiés conformément à l'article 14, alinéa 4, les documents du dossier électronique sont protégés en écriture au moment de la clôture de ce dernier.
3
A
Zeitgleich werden die elektronischen Unterlagen in ein archivtaugliches Format überführt (Konvertierung).
Simultanément, les documents électroniques sont convertis dans un format adapté à l'archivage (conversion de documents).
4
A
Für die Bestimmung der archivtauglichen Formate gelten die Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).
S'agissant du choix de formats adaptés à l'archivage, il convient de satisfaire aux exigences du Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO).
N
1
4
Aussonderung
4
Tri
Art.
20
Bewertung
Evaluation
1
A
Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss entsprechendem Anhang erfolgt die Umsetzung des Bewertungsentscheids nach Artikel 6 Absatz 2 bis 6.
A l'expiration du délai de conservation minimal prévu par l'annexe correspondante, la décision d'évaluation conformément à l'article 6, alinéas 2 à 6 est appliquée.
2
A
Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren.
Les documents ayant une valeur archivistique sont conservés de manière définitive.
3
A
Falls keine Bewertung vorliegt, entscheiden die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen zusammen mit den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen über die Vernichtung oder Archivierung der Unterlagen.
Dans le cas où l'annexe ne contient pas d'évaluation, les services compétents pour la gestion des documents décident, d'entente avec les services compétents pour l'archivage des documents, de l'élimination ou de l'archivage des documents.
Art.
21
Vernichtung
Elimination
1
A
Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet.
Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés.
2
A
Nicht archivwürdige Unterlagen mit Personendaten sind zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden (Artikel 19 KDSG). Dies gilt auch bei Beständen mit einem hohen Anteil an Personendaten, wenn nur einzelne davon archivwürdig sind. Die Pflicht, diese Unterlagen zu vernichten, ist im entsprechenden Anhang ausdrücklich aufgeführt.
Les documents dépourvus de valeur archivistique contenant des données personnelles doivent être éliminés s'ils ne sont plus utilisés (art. 19 LCPD). Cela vaut également pour les fonds comprenant une part importante de données personnelles, lorsque seuls quelques-uns ont une valeur archivistique. L'obligation d'éliminer ces documents est mentionnée explicitement dans l'annexe correspondante.
3
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen erstellen ein Protokoll über alle vernichteten Unterlagen.
Les services compétents pour la gestion des documents établissent un procès-verbal de l'élimination des documents.
4
A
Dieses enthält Angaben über
Le procès-verbal contient des indications sur
a
C
den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum),
la date de l'élimination,
b
C
den Umfang der vernichteten Unterlagen (Mengenangabe Seiten, Schachteln oder Gewicht etc.) und
le volume des documents éliminés (indication du nombre de pages ou de boîtes, du poids, etc.) et
c
C
den Inhalt der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet, bearbeitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Unterlagen).
le contenu des documents éliminés (indication du domaine, des services de la commune chargés de l'affaire et de la période de traitement des documents).
5
A
Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.
Le procès-verbal empêche la reconstitution de données personnelles.
N
1
5
Archivierung (Langzeitarchiv)
5
Archivage (archives définitives)
N
2
5.1
Gemeinsame Bestimmungen
5.1
Dispositions générales
Art.
22
Archivgut
Fond d'archives
1
A
Der Archivplan bildet die Ordnung des Archivguts nach Aufgabengebieten der Gemeinde und innerhalb dieser chronologisch ab.
Le plan d'archivage reflète le classement des archives, qui s'effectue en fonction des tâches de la commune et par ordre chronologique.
2
A
Das Archivgut kann chronologisch wie folgt in mehrere Bereiche gegliedert werden:
Les archives peuvent être organisées chronologiquement en plusieurs sections comme suit:
a
C
erster Bereich (historischer Bereich): Archivgut aus früheren Jahrhunderten und Epochen und
la section I (section historique) réunit les documents des siècles passés et
b
C
weitere Bereiche im Archivplan: jeweils bei Einführung eines neuen Ordnungssystems für die Unterlagen der laufenden Ablage.
les autres sections du plan d'archivage correspondent à chaque nouveau système de classement utilisé pour les documents dans la phase de classement courante.
3
A
Archivgut, das nicht aus den Aufgaben, der Tätigkeit oder der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangen ist, wird einem gesonderten Bereich zugeteilt.
Les archives qui ne sont pas liées aux tâches, à l'activité ou à l'administration de la commune sont attribuées à une section spéciale.
Art.
23
Findmittel
Instruments de recherche
1
A
Über das Archivgut der Gemeinde ist ein Findmittel anzulegen und ständig nachzuführen.
Des instruments de recherche doivent être élaborés et tenus à jour pour les archives de la commune.
2
A
Das Findmittel enthält mindestens
L'instrument de recherche contient au minimum les informations suivantes:
a
C
die Position der Unterlagen im Archivplan,
la position des documents dans le plan d'archivage,
b
C
die Identifikation der Unterlagen (federführende Stelle und inhaltliche Angaben) und
l'identification des documents (service responsable et indications relatives au contenu) et
c
C
den Entstehungszeitraum der Unterlagen.
la période de création des documents.
N
2
5.2
Archivierung von Unterlagen auf Papier
5.2
Archivage des documents sur support papier
Art.
24
Archivgut auf Papier
Fond d'archives sur support papier
1
A
Das Archivgut auf Papier wird in Archivräumen aufbewahrt.
Les archives sur support papier sont conservées dans des locaux d'archives.
2
A
Es wird gut zugänglich, übersichtlich und nach den verschiedenen Bereichen abgegrenzt angeordnet.
Elles sont organisées de telle sorte qu'elles sont facilement accessibles, qu'elles permettent une vue d'ensemble et qu'elles sont séparées en fonction des différentes sections.
3
A
Das Archivgut ist nach der Systematik des Archivplans geordnet und auffindbar.
Elles sont classées selon la méthode définie dans le plan d'archivage et peuvent être retrouvées.
Art.
25
Archivraum
Locaux d'archives
1
A
Der Archivraum ist so beschaffen, dass das Archivgut vor unerlaubter Entfernung, vor unberechtigter Einsichtnahme, vor schädlichen Einwirkungen und vor Schädlingen geschützt ist.
Les locaux d'archives sont conçus de telle sorte que les archives ne peuvent ni être volées ou empruntées illicitement, ni être consultées par des personnes non autorisées, ni subir des dommages.
2
A
Die Gemeinden können gemeinsame Archivräume verwenden.
Les communes peuvent utiliser en commun des locaux d'archives.
3
A
Das Archivgut wird nach Gemeinden getrennt aufbewahrt.
Les archives sont conservées séparément pour chaque commune.
N
2
5.3
Archivierung von elektronischen Unterlagen
5.3
Archivage de documents électroniques
Art.
26
Übernahme von elektronischen Unterlagen
Reprise des documents électroniques
1
A
Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektronischen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen.
Les documents issus de domaines d'activité qui font l'objet d'un traitement exclusivement électronique peuvent être archivés durablement sur un support électronique dans la mesure où les systèmes utilisés pour la gestion des affaires et l'archivage électroniques répondent aux exigences techniques du CECO, qui font office de normes minimales.
2
A
Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archivwürdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwaltung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernahme durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist.
Les services compétents pour la gestion des documents gardent les documents électroniques ayant une valeur archivistique dans le système de gestion des affaires (archives intermédiaires conformément à l'art. 15) jusqu'à ce que le succès de la reprise dans les archives électroniques leur soit confirmé.
3
A
Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeichnet. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen, und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken.
Une fois la reprise des documents confirmée, les documents qui ont été versés sont effacés du système de gestion des affaires ou signalés comme ayant été archivés. Les documents contenant des données personnelles doivent en outre être signalés comme tels, et l'accès à de tels documents doit être restreint conformément à l'article 31.
4
A
Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Archivierung beauftragt, bestätigt diese oder dieser vor der Löschung der Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schriftlich.
Si la commune a confié l'archivage électronique à un tiers, ce dernier lui confirme par écrit que la reprise des documents a réussi avant qu'elle ne les supprime du système de gestion des affaires.
Art.
27
Erschliessung
Description
1
A
Die Erschliessung des elektronischen Archivguts im Findmittel gemäss Artikel 23 hat bis auf die Stufe Dossier zu erfolgen.
Les archives électroniques sont décrites dans l'instrument de recherche conformément à l'article 23 jusqu'au niveau du dossier.
2
A
Ausnahmen infolge technischer Unmöglichkeit bleiben vorbehalten.
Des exceptions en raison d'impossibilité technique sont admissibles.
N
1
6
Archivierung bei Gemeindezusammenschlüssen und -aufhebungen
6
Archivage en cas de fusion ou de suppression de communes
Art.
28
Archivierung von Unterlagen erweiterter oder neu entstandener Gemeinden
Archivage des documents des communes agrandies et des communes créées
1
A
Die durch einen Gemeindezusammenschluss erweiterte oder neu entstandene Gemeinde
Les communes agrandies et les communes créées suite à une fusion
a
C
schliesst das Archivgut der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden ab,
ferment les archives des communes supprimées du fait de la fusion;
b
C
verzeichnet es in einem Findmittel,
les décrivent dans un instrument de recherche;
c
C
gewährleistet, dass im Findmittel der erweiterten oder neu entstandenen Gemeinde an richtiger Stelle auf das gesondert bewirtschaftete Findmittel des Archivguts der aufgehobenen Gemeinde verwiesen wird und
garantissent que l'instrument de recherche de la commune agrandie ou de la commune créée renvoie à l'instrument de recherche de la commune supprimée, lequel est géré de manière séparée, et
d
C
bezeichnet den Archivraum, in dem die Unterlagen der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden dauernd aufbewahrt werden.
désignent les locaux d'archives dans lesquels les documents des communes supprimées du fait de la fusion seront conservés de manière définitive.
2
A
Der Archivraum hat die Anforderungen gemäss Artikel 25 Absatz 1 zu erfüllen.
Les locaux d'archives doivent satisfaire aux exigences de l'article 25, alinéa 1.
Art.
29
Archivierung von Unterlagen aufgehobener Gemeinden
Archivage des documents des communes supprimées
1
A
Die Gemeinde, deren Aufhebung ohne Rechtsnachfolge bevorsteht, sorgt vor ihrer Aufhebung für die dauernde und sichere Archivierung ihrer Unterlagen im Sinn der Archivgesetzgebung.
Les communes devant être supprimées sans succession juridique veillent, avant leur suppression, à ce que leurs documents soient archivés de manière sûre et durable conformément à la législation sur l'archivage.
2
A
Sie schliesst ihr Archivgut ab und verzeichnet es in einem Findmittel.
Elles ferment leurs archives et les décrivent dans un instrument de recherche.
3
A
Sie übergibt ihr Archivgut einer anderen Gemeinde oder Organisation in das Langzeitarchiv. Erklärt sich keine Gemeinde oder Organisation dazu bereit, übernimmt das Staatsarchiv das Archivgut.
Elles confient leurs archives à une autre commune ou organisation, et les placent dans les archives définitives de celle-ci. Si aucune commune ou organisation ne se déclare prête à reprendre leurs archives, ces dernières sont transmises aux Archives de l'Etat.
N
1
7
Archivierung von Unterlagen mit Personendaten
7
Archivage des documents contenant des données personnelles
Art.
30
Archivierung
Archivage
1
A
Die Archivierung von Unterlagen mit Personendaten richtet sich nach Artikel 14 ArchG.
L'archivage des documents contenant des données personnelles est régi par l'article 14 LArch.
Art.
31
Zugriff
Accès
1
A
Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können auf archivierte Personendaten zugreifen.
Les services compétents pour l'archivage des documents ont accès aux données personnelles archivées.
2
A
Die für die Verwaltung der Unterlagen zuständigen Stellen dürfen auf archivierte Personendaten nur dann zugreifen, wenn diese zu Sicherungs- und Beweiszwecken gemäss Artikel 19 Absatz 2 KDSG aufbewahrt werden.
Les services compétents pour la gestion des documents n'ont accès aux données personnelles archivées que si celles-ci sont conservées comme moyen de preuve ou de sécurité conformément à l'article 19, alinéa 2 LCPD.
3
A
Artikel 14 Absatz 3 ArchG bestimmt, ob ein Zugriff auf die übrigen Unterlagen mit Personendaten zulässig ist.
L'article 14, alinéa 3 LArch détermine si l'accès aux autres documents contenant des données personnelles est admissible.
Art.
32
Veränderung
Modification
1
A
Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von archivierten Personendaten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen (Bestreitungsvermerk).
Toute personne contestant la véracité des données personnelles archivées la concernant peut faire joindre une contestation aux documents.
2
A
Der Bestreitungsvermerk wird schriftlich bei den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen eingereicht, als Bestreitung gekennzeichnet und mit dem Namen der betroffenen Person versehen.
La contestation doit être adressée par écrit aux services compétents pour l'archivage des documents, être explicitement désignée comme telle et mentionner le nom de la personne concernée.
3
A
Er wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beigefügt. Das Archivgut darf nicht verändert werden.
Elle est jointe, datée, aux documents à l'endroit correspondant. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.
N
1
8
Benützung des Archivs
8
Utilisation des archives
Art.
33
Einsichtnahme
Consultation
1
A
Das Archivgut steht der Öffentlichkeit zur Verfügung.
Les archives sont accessibles au public.
2
A
Einsicht in das Gemeindearchiv wird gemäss der Informations- und Datenschutzgesetzgebung gewährt. Die Zugänglichkeit richtet sich nach Artikel 16 bis 25 ArchG.
La consultation des archives communales est garantie conformément à la loi sur l'information du public et à la législation sur la protection des données. L'accès est régi par les articles 16 à 25 LArch.
3
A
Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten zu einem nicht personenbezogenen Zweck gemäss Artikel 20 ArchG sind schriftlich und mit einer Begründung einzureichen.
Les demandes de consultation de documents contenant des données personnelles dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées sont présentées par écrit et accompagnées d'une justification conformément à l'article 20 LArch.
4
A
Über diese Gesuche entscheiden die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen.
Les services compétents pour l'archivage des documents statuent sur ces demandes.
Art.
34
Beschränkung der Einsichtnahme
Restriction d'accès
1
A
Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können die Einsicht in bestimmte Teile des Archivguts oder in einzelne Unterlagen beschränken oder verweigern, wenn
Les services compétents pour l'archivage des documents peuvent restreindre ou refuser la consultation de certaines catégories d'archives ou de certains documents
a
C
die Gefahr einer Beschädigung besteht oder
lorsqu'il y a un risque qu'un document soit endommagé ou
b
C
die Einsichtnahme zu einem unverhältnismässigen Aufwand für die Gemeinde führt.
lorsque la consultation entraîne une charge de travail démesurée pour la commune.
Art.
35
Ausleihe
Prêt
1
A
Die Gemeinde kann das Archivgut zum Zweck wissenschaftlicher Forschung an den Kanton, an andere Gemeinden oder an andere Archive ausleihen, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.
Les communes peuvent, à des fins de recherche scientifique, prêter des archives au canton, à d'autres communes ou à d'autres Archives, dans la mesure où ceux-ci offrent la garantie d'un traitement approprié de ces documents.
2
A
Sie kann das Archivgut für Ausstellungen auf Gesuch hin zur Verfügung stellen, wenn
Elles peuvent, sur demande, mettre à disposition des archives pour des expositions
a
C
keine konservatorischen Bedenken bestehen,
s'il n'en découle aucun risque pour leur conservation;
b
C
am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und
si le lieu d'exposition présente toutes garanties en matière de sécurité et
c
C
der angestrebte Zweck nicht mit anderen Mitteln erfüllt werden kann.
si le but visé ne peut être atteint par d'autres moyens.
3
A
Historisch besonders wertvolle Unterlagen leiht die Gemeinde nicht aus. Ausnahmen können für Ausstellungen von erheblicher Bedeutung gewährt werden, sofern die Voraussetzungen nach Absatz 2 erfüllt sind.
Les documents présentant une valeur historique particulière sont exclus du prêt. Des exceptions peuvent être consenties pour des expositions d'une importance considérable, pour autant que les conditions de l'alinéa 2 soient remplies.
4
A
Die gewerbliche Nutzung und die Unveräusserlichkeit des Archivguts richten sich nach Artikel 23 und 24 ArchG.
L'utilisation à des fins commerciales et l'inaliénabilité des archives sont régies par les articles 23 et 24 LArch.
N
1
9
Aufsicht
9
Surveillance
Art.
36
1
A
Für die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive gelten die Bestimmungen gemäss Artikel 87 ff. GG.
Les dispositions des articles 87 ss LCo s'appliquent à la surveillance cantonale des archives communales.
2
A
Das Staatsarchiv ist die kantonale Aufsichtsstelle für den historischen Bereich der Gemeindearchive und kann diesbezügliche Weisungen erlassen.
Les Archives de l'Etat sont l'autorité cantonale de surveillance pour la section historique des archives communales et peuvent édicter des instructions en la matière.
3
A
Es steht als kantonales Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen beratend zur Verfügung.
Les Archives de l'Etat, en leur qualité d'organe cantonal spécialisé dans le domaine de la surveillance des archives communales, sont à la disposition des communes pour leur donner des conseils.
N
1
10
Inkrafttreten
10
Entrée en vigueur
Art.
37
1
A
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.
La présente ordonnance de Direction entre en vigueur le 1er janvier 2015.
Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor: Neuhaus
1 zu Artikel 6 Absatz 1
1
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18239
1 à l’article 6, alinéa 1
2
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18240
2 zu Artikel 6 Absatz 1
3
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18241
2 à l'article 6, alinéa 1
4
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18242
3 zu Artikel 6 Absatz 1
5
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18243
3 à l'article 6, alinéa 1
6
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18244
4 zu Artikel 6 Absatz 1
7
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18245
4 à l'article 6, alinéa 1
8
https://www.belex.sites.be.ch/frontend/annex_document_dictionaries/18246
1
1
BSG 108.1
2
2
BSG 108.111
3
3
RSB 108.1
4
4
RSB 108.111
5
5
BSG 170.11
6
6
RSB 170.11
7
7
BSG 152.04
8
8
RSB 152.04
2015-01-01
2018-08-01
18-037